Không gian làm việc riêng
Đội ngũ có khu vực làm việc độc lập hơn so với hình thức sử dụng không gian chung.
Cách đánh giá một văn phòng trọn gói
Văn phòng trọn gói phù hợp khi nào?
Văn phòng trọn gói phù hợp khi doanh nghiệp cần một không gian làm việc riêng nhưng không muốn tự triển khai toàn bộ quá trình tìm mặt bằng, chuẩn bị nội thất và tổ chức vận hành ban đầu. Đây thường là giai đoạn đội ngũ đã có lịch làm việc trực tiếp tương đối ổn định và cần một địa điểm nhất quán để phối hợp công việc.
Dịch vụ cũng có thể phù hợp với doanh nghiệp mở chi nhánh, văn phòng đại diện có nhân sự thường trực hoặc nhóm dự án làm việc trong một thời hạn xác định. Thay vì xây dựng một văn phòng từ đầu, doanh nghiệp có thể trao đổi nhu cầu với 5SOffice và lựa chọn phương án đang phù hợp tại một trong các site của hệ thống.
Tuy nhiên, cụm từ “trọn gói” không nên được hiểu là mọi chi phí, trang thiết bị và tiện ích đều mặc nhiên được bao gồm. Phạm vi bàn giao cần được xác nhận cho từng phòng, từng địa điểm và từng hợp đồng.
Phân biệt với các hình thức văn phòng khác
So với văn phòng ảo
Văn phòng ảo phù hợp với nhu cầu hiện diện doanh nghiệp, địa chỉ giao dịch và các hỗ trợ như tiếp nhận thư từ theo gói. Doanh nghiệp không mặc định có một phòng riêng để đội ngũ sử dụng hằng ngày.
Văn phòng trọn gói hướng đến hoạt động làm việc trực tiếp. Đội ngũ có một không gian riêng theo phương án được thống nhất. Vì vậy, doanh nghiệp cần quan tâm thêm đến số người, cách bố trí, trang bị và điều kiện sử dụng thực tế.
So với văn phòng chia sẻ
Văn phòng chia sẻ sử dụng không gian chung và phù hợp với cá nhân hoặc đội ngũ nhỏ chấp nhận môi trường làm việc dùng chung. Văn phòng trọn gói tạo mức độ riêng tư cao hơn cho hoạt động nội bộ.
Doanh nghiệp thường xuyên trao đổi thông tin nội bộ, cần tổ chức công việc theo nhóm hoặc muốn duy trì một địa điểm cố định cho nhân sự có thể ưu tiên phòng riêng. Ngược lại, nếu nhu cầu sử dụng chưa đều, hình thức dùng chung có thể gọn hơn.
So với chỗ ngồi làm việc
Chỗ ngồi làm việc tập trung vào một vị trí cho cá nhân. Văn phòng trọn gói phục vụ một đội ngũ và cần đánh giá theo không gian tổng thể, cách bố trí cùng khả năng vận hành.
Một đội ngũ chưa xác định được số lượng nhân sự ổn định có thể bắt đầu bằng chỗ ngồi hoặc không gian chia sẻ. Khi quy mô và lịch làm việc trực tiếp rõ ràng hơn, doanh nghiệp có thể chuyển sang phương án phòng riêng.
Xác định nhu cầu trước khi chọn phòng
Số lượng người sử dụng thường xuyên
Doanh nghiệp cần phân biệt số nhân sự trong tổ chức với số người thực sự làm việc tại văn phòng mỗi ngày. Một đội ngũ có mô hình kết hợp giữa làm từ xa và làm trực tiếp có thể cần cấu hình khác với nhóm hiện diện toàn thời gian.
Nên cung cấp số người hiện tại, kế hoạch tuyển dụng trong thời hạn thuê và mức độ thường xuyên có khách đến làm việc. Các thông tin này giúp quá trình tư vấn sát với cách sử dụng thực tế hơn.
Không nên chọn phòng chỉ dựa trên quy mô hiện tại nếu doanh nghiệp dự kiến tăng nhân sự trong thời gian ngắn. Đồng thời, cũng không cần thuê một không gian quá lớn khi kế hoạch mở rộng chưa rõ ràng.
Cách đội ngũ phối hợp công việc
Một nhóm thường xuyên họp nội bộ có nhu cầu khác với đội ngũ chủ yếu làm việc độc lập. Doanh nghiệp nên mô tả tần suất họp, nhu cầu gọi trực tuyến và mức độ cần không gian trao đổi riêng.
Những yêu cầu liên quan đến tiếng ồn, sự riêng tư hoặc cách bố trí cần được kiểm tra tại không gian cụ thể. Không nên suy đoán rằng mọi phòng đều có đặc tính giống nhau.
Thời gian bắt đầu và thời hạn dự kiến
Tình trạng không gian có thể thay đổi theo thời điểm. Doanh nghiệp nên cung cấp ngày dự kiến bắt đầu và khoảng thời gian muốn sử dụng để 5SOffice kiểm tra phương án phù hợp.
Thời hạn thuê ảnh hưởng đến báo giá và các điều kiện liên quan. Mọi thỏa thuận về gia hạn, thay đổi phòng hoặc kết thúc sớm cần được đọc trong hợp đồng thay vì mặc định áp dụng chung.
Những nội dung cần kiểm tra khi tham quan
Không gian thực tế
Doanh nghiệp nên xem trực tiếp phòng được đề xuất hoặc yêu cầu thông tin đủ rõ nếu chưa thể đến site. Cần kiểm tra cách bố trí, khả năng sử dụng cho số người dự kiến và những điểm có thể ảnh hưởng đến công việc hằng ngày.
Hình ảnh giới thiệu giúp tạo đánh giá ban đầu nhưng không thay thế việc xác nhận hiện trạng. Phương án cuối cùng nên gắn với đúng không gian sẽ được bàn giao.
Danh mục trang bị
Trang bị có thể khác nhau giữa các site hoặc giữa các phòng. Doanh nghiệp nên yêu cầu danh mục được bàn giao và ghi nhận hiện trạng khi bắt đầu sử dụng.
Không nên hiểu rằng mọi thiết bị văn phòng đều có sẵn hoặc được sử dụng không giới hạn. Những nhu cầu đặc thù cần được nêu trước để đội ngũ tư vấn xác nhận.
Tiện ích liên quan
Doanh nghiệp có thể quan tâm đến phòng họp, khu vực tiếp khách hoặc các dịch vụ văn phòng khác. Khả năng sử dụng, thời lượng, lịch đặt và chi phí cần được xác nhận theo từng địa điểm.
Một tiện ích có mặt tại tòa nhà không đồng nghĩa với việc được bao gồm trong mọi gói văn phòng trọn gói. Hợp đồng hoặc báo giá cần phân biệt rõ quyền lợi đi kèm và dịch vụ đặt thêm.
Quy trình vận hành
Đội ngũ nên biết đầu mối liên hệ khi cần hỗ trợ, quy trình báo vấn đề và cách xử lý những yêu cầu phát sinh. Cách phối hợp rõ ràng giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình sử dụng.
Các nội dung về giờ sử dụng hoặc quy định ra vào cần được xác nhận tại site. Trang dịch vụ chung không đưa ra một cam kết duy nhất cho toàn bộ hệ thống khi chưa có dữ liệu áp dụng đồng nhất.
Cách đánh giá báo giá văn phòng trọn gói
Báo giá cần được đánh giá theo toàn bộ phương án chứ không chỉ theo mức phí. Doanh nghiệp nên đối chiếu địa điểm, phòng cụ thể, số người sử dụng, trang bị, thời hạn và các dịch vụ liên quan.
Một số câu hỏi nên được làm rõ gồm:
- Không gian nào sẽ được bàn giao?
- Danh mục trang bị được xác nhận ra sao?
- Khoản chi phí nào đã bao gồm?
- Dịch vụ nào cần đăng ký hoặc thanh toán riêng?
- Điều kiện gia hạn hoặc thay đổi phương án là gì?
- Việc bàn giao và hoàn trả được thực hiện thế nào?
- Khả năng mở rộng phụ thuộc những điều kiện nào?
Không nên kết luận một phương án có chi phí thấp hơn nếu chưa so sánh cùng phạm vi sử dụng. Một mức phí ban đầu thấp nhưng thiếu các quyền lợi đội ngũ dùng thường xuyên có thể tạo thêm chi phí trong quá trình vận hành.
Ngược lại, doanh nghiệp cũng không cần chọn phương án có nhiều tiện ích nếu phần lớn không được sử dụng. Mục tiêu là tìm một không gian đáp ứng đủ hoạt động chính và có điều kiện rõ ràng.
Lựa chọn thành phố và tòa nhà
Hệ thống 5SOffice có 12 tòa nhà và 13 địa điểm dịch vụ tại Hà Nội, Đà Nẵng và TP.HCM. Bảy tòa nhà ở Hà Nội tạo nhiều lựa chọn theo tuyến đường và khu vực làm việc của đội ngũ.
PVComBank Building tại Đà Nẵng được quản lý là một tòa nhà với hai tầng dịch vụ. Khi nhận tư vấn, doanh nghiệp cần xác nhận phương án đang có tại tầng phù hợp, thay vì coi đây là hai tòa nhà riêng biệt.
Tại TP.HCM, doanh nghiệp có thể cân nhắc Viettel Building, ROX Tower, ACM Building và IMC Tower. Việc lựa chọn nên gắn với luồng đi lại của nhân sự, khách hàng và đối tác.
Mỗi building card trên trang dịch vụ cung cấp thông tin nhận diện ban đầu. Các tòa nhà chưa có Building Page riêng không được gắn đường dẫn dự kiến. Doanh nghiệp cần liên hệ để nhận thông tin về không gian đang có tại thời điểm tư vấn.
Khả năng sử dụng hệ thống ba miền
USP “Thuê 1 site – sử dụng dịch vụ văn phòng tại 3 miền.” tạo thêm lựa chọn cho doanh nghiệp có hoạt động ở nhiều thành phố. Đây có thể là lợi thế khi đội ngũ cần họp, làm việc hoặc sử dụng một dịch vụ văn phòng tại địa điểm khác.
Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên hiểu USP này là quyền sử dụng mọi không gian, mọi thời điểm hoặc không giới hạn. Phạm vi cụ thể phụ thuộc gói, loại dịch vụ, lịch và chính sách áp dụng.
Nếu nhu cầu đa thành phố là yếu tố quan trọng, doanh nghiệp nên mô tả tần suất dự kiến ngay khi nhận tư vấn. Các điều kiện sử dụng cần được thể hiện rõ để hai bên có cùng cách hiểu.
Kế hoạch mở rộng đội ngũ
Doanh nghiệp đang tăng trưởng nên trao đổi kế hoạch nhân sự trong thời hạn thuê. Điều này không bảo đảm một phòng lớn hơn luôn sẵn có, nhưng giúp đội ngũ tư vấn xem xét phương án phù hợp hơn ngay từ đầu.
Khả năng chuyển phòng, thuê thêm không gian hoặc sử dụng site khác phụ thuộc tình trạng thực tế và điều kiện hợp đồng. Không nên xem đây là quyền lợi mặc định nếu chưa được xác nhận.
Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể kết hợp phòng riêng với các dịch vụ khác. Ví dụ, đội ngũ chính làm việc trong văn phòng trọn gói, còn phòng họp được đặt theo lịch khi có cuộc họp đông người. Phương án kết hợp cần được tư vấn dựa trên tần suất sử dụng.
Chuẩn bị thông tin để nhận phương án phù hợp
Trước khi liên hệ, doanh nghiệp nên chuẩn bị:
- Thành phố và tuyến đường ưu tiên.
- Số người làm việc thường xuyên.
- Kế hoạch tăng hoặc giảm nhân sự.
- Thời điểm muốn bắt đầu.
- Thời hạn dự kiến.
- Nhu cầu họp, tiếp khách hoặc sử dụng dịch vụ bổ sung.
- Những trang bị cần được xác nhận.
- Ngân sách dự kiến nếu đã xác định.
Thông tin càng cụ thể, danh sách phương án càng dễ được thu hẹp. Sau khi nhận đề xuất, doanh nghiệp nên tham quan hoặc kiểm tra kỹ không gian, đọc báo giá và đối chiếu hợp đồng trước khi quyết định.
Một văn phòng trọn gói phù hợp không nhất thiết là phương án có nhiều quyền lợi nhất. Đó là không gian đáp ứng đúng cách đội ngũ làm việc, có phạm vi bàn giao rõ ràng và giúp doanh nghiệp giảm những phần việc vận hành không cần tự thực hiện.